Alle bruker e-post på jobb, men hvor effektiv er du i virkeligheten? Har du kastet bort tid på å lete gjennom innboksen din for å finne en viktig e-post? Eller kanskje du har glemt et møte på grunn av alle kalenderoppføringene dine? Ta en titt på disse 7 smarte tipsene som kan hjelpe deg med å bli mer produktiv i din daglige bruk av Outlook i Office 365.
1. La Cortana assistenten hjelpe deg
Microsofts produktivitetsassistent, Cortana, er integrert i Outlook mobile med «Play Your Emails». Denne funksjonen lar deg høre nye e-poster på farten. Du kan til og med administrere dem ved hjelp av stemmen din, helt håndfritt. Du kan merke e-poster som uleste, flagge dem, slette dem eller til og med svare på dem. I tillegg hjelper Cortana deg med å holde deg organisert ved å varsle deg om endringer i arrangementer og til og med identifisere konflikter i planen din. For mer informasjon om hvordan du bruker Cortana, sjekk ut disse smarte Outlook tipsene.
2. Bruk fokusert innboks
En overfylt innboks kan være overveldende å bla igjennom, spesielt på telefonen din. Med en fokusert innboks kan du enkelt skanne e-posten din for det du trenger. Du kan opprette tilsvarende to innbokser – «Fokusert» og «Andre». Outlook vil deretter sortere e-postene dine for deg, bevege viktige meldinger til «Fokusert» og ting som søppelpost til «Andre».
3. Del kalenderne dine
Vi er alle klar over at vi bruker for mye tid i møter. Outlook lar deg eliminere ineffektiviteten ved å prøve å planlegge enda et møte. Med delte kalendere i Outlook kan du gå inn i kalenderinnstillingene dine og velge mennesker du vil dele med, for eksempel kolleger eller venner.
4. Dra nytte av Planleggingsassistenten
Når du deler kalenderne dine, kan du bruke Planleggingsassistenten på mobil i stedet for å sende e-post frem og tilbake for å finne et tidspunkt for å møtes. Opprett en hendelse i kalenderen din og legg til personene du vil invitere. Deretter kan du bruke tidspunktvelgeren til Planleggingsassistenten for å dra og slippe til en tid på kalenderen som blir grønn. Det betyr at alle er tilgjengelige.
5. Nevn noen for å få oppmerksomheten deres
Med Outlooks @ mentions kan du nevne noen i en e-postmelding, og mottakeren vil se at de har blitt kalt inn i samtalen. Når andre mennesker @ nevner deg vises relevante setninger rundt din @ nevnt direkte i utdraget fra meldingen din. Denne funksjonen lar deg vite med et blikk hva du må legge merke til.
6. Tilpass svipevalgene dine
Åpne Outlook mobile-innstillinger og velg svipealternativer. Du kan tilordne Swipe Right eller Swipe Left til en rekke foretrukne handlinger. Disse inkluderer å slette, markere som lest, markere som ulest, flagge og arkivere.
7. Bruk “ikke forstyrr”
Den konstante sjekkingen av e-post kan gjøre oss litt som laboratorierotter. Vi trykker på den lille knappen for belønningen av en ny melding. Men det er distraherende. Sørg for at du fokuserer på det som er viktig i øyeblikket ved å bruke ikke forstyrr-funksjonen i Outlook. Ved å slå av varsler fra apper, slik at du kan rette oppmerksomheten mot det møtet eller den rapporten du trenger å fullføre.
MicrosoftDronning Eufemias gate 73
194 Oslo
Ofte Stilte Spørsmål
1. Hvordan kan Outlook snakke til meg?
Outlook i seg selv kan ikke prate, men du kan bruke Microsoft’s produktivitetsassistent Cortana for å spille av dine e-poster i Outlook Mobile. Du kan lytte til nye e-poster på farten og håndtere dem med bare stemmen din. Cortana kan også hjelpe deg med å organisere kalenderen din og identifisere konflikter i planen din.
2. Hvordan bruker jeg en Fokusert Innboks?
En Fokusert Innboks lar deg sortere e-postene dine i to kategorier – «Fokusert» og «Andre». Outlook vil automatisk flytte viktige meldinger til «Fokusert», mens mindre viktige meldinger, som søppelpost, flyttes til «Andre». Du kan enkelt skifte mellom de to boksene med en enkel knappeskyver.
3. Hvordan deler jeg kalenderen min?
I Outlook kan du dele kalenderen din med andre ved å gå inn i kalenderinnstillingene og velge personene du ønsker å dele med. Du kan til og med administrere tillatelser for at de kan se, redigere, eller administrere kalenderen din.
4. Hvordan bruker jeg Planleggingsassistenten?
Når du deler kalenderen din, kan du bruke Planleggingsassistenten til å enkelt opprette hendelser og invitere personer. Du kan bruke tidspunktvelgeren til å finne en tid som passer for alle, og deretter bare dra og slippe for å booke det.
5. Hvordan kan jeg få noens oppmerksomhet i en e-post?
I Outlook kan du nevne noen direkte i e-postmeldingen din ved å bruke «@»-tegnet foran navnet deres. Dette vil få mottakeren til å merke at de er kalt inn i samtalen. Når noen andre nevner deg, vil innboksen vise de relevante setningene rundt nevningen din direkte i meldingsutdraget ditt.
6. Hvordan kan jeg tilpasse sveipealternativene mine?
I Outlook Mobile kan du gå til Innstillinger og velge Sveipealternativer. Her kan du tilordne forskjellige handlinger til høyre og venstre sveip, som sletting, markering som lest eller ulest, flagging, og arkivering.
7. Hvordan bruker jeg «Ikke forstyrr»-funksjonen?
Du kan slå av appvarsler for å fokusere bedre på det du holder på med ved å bruke «Ikke forstyrr»-funksjonen i Outlook. Du kan planlegge faste «Ikke forstyrr»-perioder hver dag, eller starte en tidsbestemt sesjon når du trenger det.